項(xiàng)目管理在公司年會(huì)中的應(yīng)用-PMP學(xué)友會(huì)年刊

公司動(dòng)態(tài)

原創(chuàng)2013-01-25小艾老師

PMP項(xiàng)目管理認(rèn)證知識(shí)體系考證須知證書含金量培訓(xùn)大綱 3分鐘小視頻我要提問(wèn)

PMP 認(rèn)證是由美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）發(fā)起的，嚴(yán)格評(píng)估項(xiàng)目管理人員知識(shí)技能是否具有高品質(zhì)的資格認(rèn)證考試。PMP 認(rèn)證在全球206個(gè)國(guó)家和地區(qū)得到了廣泛的認(rèn)可，是項(xiàng)目管理領(lǐng)域含金量最高的認(rèn)證。

中文名PMP項(xiàng)目管理認(rèn)證
英文名Project Management Professional
英文簡(jiǎn)稱PMP
頒證機(jī)構(gòu)PMI（美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)）
證書類別項(xiàng)目管理，PM
同類認(rèn)證PRINCE2、國(guó)家軟考（中項(xiàng)/高項(xiàng)）

項(xiàng)目管理在公司年會(huì)中的應(yīng)用-PMP學(xué)友會(huì)年刊

發(fā)布時(shí)間：2013.01.25

項(xiàng)目管理在公司年會(huì)中的應(yīng)用

上海新傲科技股份有限公司--王文宇

    如果把年會(huì)視作一個(gè)項(xiàng)目的話，我們可以嘗試著按照項(xiàng)目管理的五大過(guò)程組來(lái)分。
    已經(jīng)是第二年主持公司的年會(huì)了，一回生二回熟、三回四回肉貼肉，兩年下來(lái)，對(duì)公司年會(huì)的大部分過(guò)程還是有一定的了解?？梢园凑枕?xiàng)目管理的方式進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的回顧分析。

年會(huì)的啟動(dòng)
既然啟動(dòng)，那就需要有類似的章程，本屆年會(huì)的Kick off會(huì)議上，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有特別的指示，根據(jù)以往的慣例，即以往的歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，前半段各項(xiàng)頒獎(jiǎng)儀式的時(shí)候主題嚴(yán)肅，不出差錯(cuò)；后半段節(jié)目環(huán)節(jié)，不加限制，只要輕松愉快！年會(huì)的主要目的就是營(yíng)造積極向上的公司氛圍，提供各級(jí)員工一個(gè)交流的平臺(tái)，進(jìn)而可以一定程度上加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
    年會(huì)相關(guān)的干系人主要是：年會(huì)工作人員（包括各部門負(fù)責(zé)人，以及演職人員），承包商（現(xiàn)場(chǎng)效果承包商以及餐廳晚宴承包商），公司管理會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)，一般觀眾（同時(shí)也是晚宴的參與者）

年會(huì)的規(guī)劃
    項(xiàng)目管理計(jì)劃，即年會(huì)管理方式，主要是通過(guò)：部門負(fù)責(zé)人代表定期開(kāi)會(huì)溝通，各部門負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人各自匯報(bào)進(jìn)度，主持人例會(huì)。各干系人的需求，其實(shí)也就是客戶的需求（這里的客戶主要是兩大類，管理層領(lǐng)導(dǎo)以及參加年會(huì)的各級(jí)同事），領(lǐng)導(dǎo)這邊主要是期望各項(xiàng)頒獎(jiǎng)能夠晚會(huì)節(jié)目能在去年的基礎(chǔ)上有所提高，且不出重大差錯(cuò)，能給予一年到頭工作的員工以放松，加強(qiáng)各部門的交流溝通，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作。據(jù)此，項(xiàng)目的范圍即包含各頒獎(jiǎng)儀式、節(jié)目匯演以及晚餐晚宴三大塊。
    細(xì)化項(xiàng)目范圍，即是確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和細(xì)化具體工作包的過(guò)程。
各種成本的主要估算包括，年會(huì)場(chǎng)地及布置費(fèi)用、年會(huì)的用餐費(fèi)用、年會(huì)音響燈光等費(fèi)用、各類獎(jiǎng)品費(fèi)用、現(xiàn)場(chǎng)食品及飲料費(fèi)用、工作人員獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用。
    可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括：由于演職人員自身調(diào)整或者領(lǐng)導(dǎo)審核指示導(dǎo)致的節(jié)目?jī)?nèi)容順序上的變更，年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)器材的失效，現(xiàn)場(chǎng)演職人員出現(xiàn)的意外，現(xiàn)場(chǎng)各種突發(fā)狀況，公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況變化導(dǎo)致年會(huì)更改日期。
_終績(jī)效的考核計(jì)劃，三大過(guò)程（頒獎(jiǎng)、演出、晚餐）順利完成，且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、員工無(wú)負(fù)面反饋。

年會(huì)的執(zhí)行
    按照計(jì)劃執(zhí)行，尤其注意各種變更信息，及時(shí)追蹤反饋跟進(jìn)，及時(shí)修改計(jì)劃，及時(shí)反饋到相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員那邊，溝通的方式包括：郵件溝通，即時(shí)通訊工具，雙向面對(duì)面以及電話溝通，會(huì)議溝通。
    年會(huì)的監(jiān)控過(guò)程
    需要進(jìn)行的監(jiān)控過(guò)程，排演及訓(xùn)練過(guò)程中，監(jiān)控各個(gè)節(jié)目的長(zhǎng)短是否在合理要求，尤其是小品語(yǔ)言類節(jié)目；監(jiān)控主持稿是否符合流程要求，即使反饋修改；排練中監(jiān) 控魔術(shù)表演的可能的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)調(diào)整主持風(fēng)格。制定現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)急計(jì)劃，比如說(shuō)發(fā)生意外的臨時(shí)游戲以及臨時(shí)節(jié)目順序的調(diào)整。監(jiān)控年會(huì)時(shí)間進(jìn)度控制，確保與設(shè)定的結(jié)束時(shí)間比較接近，不影響之后的就餐時(shí)間以及領(lǐng)導(dǎo)的其他計(jì)劃。

    年會(huì)收尾過(guò)程
    收尾過(guò)程中，需要根據(jù)當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行效果確立與供應(yīng)商的執(zhí)行情況，確認(rèn)已經(jīng)完成工作符合要求，進(jìn)行合同收尾，比如，當(dāng)天有節(jié)目在彩排過(guò)程中音頻正常，但是在正式匯演過(guò)程中電吉他的音頻線及備用線都失靈，需要對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)做出正確的評(píng)價(jià)。進(jìn)行年會(huì)總結(jié)會(huì)，總結(jié)本次年會(huì)中正負(fù)面的經(jīng)驗(yàn).結(jié)束語(yǔ)
    雖說(shuō)，公司年會(huì)作為一個(gè)項(xiàng)目，持續(xù)時(shí)間斷斷續(xù)續(xù)只有大概二個(gè)月的時(shí)間，其中包括kick off會(huì)議，節(jié)目的醞釀及確認(rèn)，會(huì)場(chǎng)及日期的確立，到_終的執(zhí)行，但是各個(gè)環(huán)節(jié)還是能體現(xiàn)的PMP項(xiàng)目管理的精髓，從項(xiàng)目管理的角度來(lái)看公司年會(huì)，我們的 _高領(lǐng)導(dǎo)人有句名言：空談?wù)`國(guó)，實(shí)干興邦……項(xiàng)目管理，畢竟是一門在實(shí)踐中出真知的學(xué)問(wèn)。

本文轉(zhuǎn)載于2012年P(guān)MP學(xué)友會(huì)年刊
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